Reglamento Filven

Reglamento Filven

INTRODUCCIÓN

Bienvenido y bienvenida a la 14a Feria Internacional del Libro de Venezuela, Filven 2018. Las empresas, instituciones, personas naturales y otros entes relacionados con el libro y la cultura que deseen ser expositores, podrán conseguir en esta sección información relevante sobre la participación.

La Filven estará regida por el reglamento de participación de expositores, que es de obligatorio cumplimiento por parte de aquellos que sean admitidos como tal.

La Filven se reserva la facultad de modificar la fecha y lugar de realización del evento, horario de expositores, así como ser cancelada, cuando se considere necesario o de presentarse algún inconveniente que pueda poner en peligro la seguridad de las personas. En este último caso, el Centro Nacional del Libro, Cenal, como responsable de su organización, reintegrará al expositor, de ser necesario, la totalidad del dinero abonado por el arrendamiento del espacio, sin que se genere indemnización alguna a favor de éste.

La Feria Internacional del Libro de Venezuela, Filven, es organizada por el Ministerio del Poder Popular para la Cultura, a través del Instituto Autónomo Centro Nacional del Libro, Cenal, desde 2005. Los objetivos que el Ministerio persigue alcanzar por medio de ella son: promover la cultura del libro y fomentar el hábito de la lectura, estimular la creación literaria de autores nacionales, fomentar el desarrollo de la industria editorial en Venezuela, difundir los nuevos soportes para el libro, brindar al público en general la oportunidad de apreciar y adquirir las publicaciones que, como novedades, den a conocer las industrias editoriales nacional e internacional, entre otros.

En sus días de duración, la Filven constituye un espacio social de encuentro con el libro y la lectura, no sólo a través de la exposición y venta de bienes culturales de editoriales, librerías y distribuidoras nacionales e internacionales, sino también porque proporciona a decenas de miles de visitantes que asiste de forma gratuita, una extensa agenda de más de 300 actividades culturales, entre las que se mencionan: jornadas profesionales, conferencias, presentaciones de libros, recitales de poesía, talleres, encuentros con escritores nacionales e internacionales de alto nivel, actividades infantiles (pabellón infantil), además de algunas manifestaciones artísticas (música, danza, teatro, circo, cine y artes visuales), que hacen a la Filven ser considerada el evento cultural más importante de nuestro país.

La Feria Internacional del Libro de Venezuela, Filven, es organizada por el Ministerio del Poder Popular para la Cultura en su calidad de ente rector de las políticas públicas en la materia, a través del Instituto Autónomo Centro Nacional del Libro, Cenal, el cual se le considera como la máxima autoridad de interpretación y reglamentación de la Feria, y a los efectos del reglamento de participación de expositores, se le denomina Comité Organizador

El referido Comité fija las políticas generales del evento y para su ejecución delega facultades en su personal, quien se encarga de brindar atención a los requerimientos de cada expositor y velar por el cumplimiento del presente reglamento y las demás disposiciones de la Filven. De igual forma, se encarga de prestar el servicio de arrendamiento del Stand al Expositor, así como del cobro del mismo de acuerdo con el metraje solicitado y/o asignado.

Lugar:

La Filven se desarrollará en el Casco Histórico de Caracas (Plaza Bolívar y sus alrededores). Estas áreas estarán acondicionadas para la oferta y/o exposición de productos y servicios afines al sector del libro y todo aquello que a consideración de los organizadores, potencie el evento y mantenga el objetivo de promover el conocimiento de la obra creativa de autoras y autores, en los distintos géneros y materias literarias, con énfasis en la promoción de la lectura.

Horarios:

Los horarios correspondientes a la realización del evento son los siguientes:

  • Expositor: de lunes a domingo, de 9:00 am a 8:00 pm

  • Público en general: de lunes a domingo, de 10:00 am a 8:00 pm.

  • Pabellón Infantil: tendrá un horario de lunes a domingo, de 10:00 am a 5:00 pm.

Pabellón Infantil:

La Filven habilita este espacio con decoración especial destinado para las diferentes actividades infantiles que se programen en el marco de la feria. El Expositor o aquella persona ajena al evento, que desee presentar actividad(es) en este pabellón, sólo podrá hacerlo tomando en cuenta la temática de la misma para este tipo de personas.

El ingreso del público visitante al recinto ferial es completamente gratuito, así como a las actividades, tales como: conferencias, presentaciones de libros, recitales y demás eventos artísticos organizados en el marco de la Filven.

Dimensiones y características:

El Comité Organizador de la Filven oferta Stand de 6 y 12 m². Las dimensiones de los mismos varían según su metraje. En caso que el Expositor requiera un metraje mayor al ofertado, el Comité Organizador está en la facultad de ampliarlo, siempre y cuando se cuente con disponibilidad de espacio. Las características de los Stand son las que se presentan a continuación:

Accesorios:

Los accesorios que contiene cada Stand son otorgados por el Comité Organizador sin costo alguno, tales como: repisas exhibidoras para libros, 2 sillas, iluminación (contiene 1 ó 2 lámparas con focos ahorradores), y 1 ó 2 punto de distribución de energía eléctrica de 110 voltios (con dos entradas).

Los accesorios correspondientes a cada Stand dependerán del metraje contratado y/o asignado. Aquel Expositor que no requiera de ninguno de los accesorios, deberá notificarlo al personal en Atención al Expositor al momento de la entrega del Stand, para que los mismos sean retirados. Queda totalmente prohibido que los expositores cedan y/o presten algunos de los accesorios a otro expositor.

El Comité Organizador evaluará y/o inspeccionará personalmente el cumplimiento de esta normativa. De encontrarse algún Expositor con mobiliario adicional al correspondiente a cada Stand (que no haya sido adquirido y/o alquilado de forma adicional), el Comité Organizador está en la facultad de retirar los mismos de forma inmediata.

Cada Stand dispone de una Cenefa en la que aparece el nombre del expositor, esta es otorgada por el Comité Organizador de forma gratuita. El gasto generado por cualquier cambio solicitado en el nombre de la misma, deberá ser asumido por el Expositor.

Instalaciones adicionales de accesorios:

Las instalaciones adicionales de accesorios que requiera el Expositor (mesa, silla, repisas exhibidoras, etc), deberá(n) ser solicitada(s) al personal en Atención al Expositor quien los contactará con personal de guardia que labora para la empresa contratante por la Filven, responsable del montaje general de la estructura, y estos deberán ser ubicados dentro del perímetro del Stand asignado. El costo generado por la adquisición de dichos accesorios, deberá ser asumido por el propio Expositor.

Podrán participar en la Feria Internacional del Libro de Venezuela, Filven:

A) Editoriales, librerías y distribuidoras.

B) Empresas privadas afines al sector libro, cultural y educativo.

C) Organismos públicos afines al sector libro, cultural y educativo.

D) Universidades e Instituciones de Educación Superior.

E) Embajadas acreditadas en el país.

F) Cámaras del Libro y Empresas del sector editorial domiciliadas en el extranjero.

G) Muestras colectivas de editoriales alternativas.

H) Empresas relacionadas con el libro digital.

De su horario:

  1. El personal inscrito y acreditado por la empresa expositora podrá ingresar al recinto ferial desde 1 hora antes del horario señalado para el ingreso del público, a fin de abrir y/o reponer las existencias de su(s) Stand(s); debiendo retirarse del recinto a más tardar quince minutos después de la hora de cierre al público.

  1. Cotidianamente, al cierre de la Feria, es decir, a las 8:00 pm, el Expositor deberá cerrar el stand (no se entregarán accesorios de seguridad tipo candado). No se permite el uso de cintas adhesivas o materiales similares que dejen al descubierto el contenido del stand. El personal de vigilancia reportará a quienes no cumplan con esta disposición, con lo que la Filven no tendrá responsabilidad por pérdidas de material. Tampoco se permite que los elementos usados para cubrir los Stand bloqueen parcial o totalmente las áreas de tránsito.

  1. Si algún Stand permaneciera cerrado o sin personal al inicio del horario de la feria, cualquier miembro del Comité Organizador está facultado para retirar la cubierta de protección del Stand y dejarlo expuesto al público, bajo responsabilidad y riesgo del Expositor. El Comité Organizador, no se hará responsable de pérdidas que los participantes pudieran sufrir al NO cumplir con el horario de servicio. La misma medida se aplica si el Expositor cierra el Stand antes de la hora establecida sin meditar caso fortuito o de fuerza mayor que deberá ser comunicado por escrito al personal responsable de la Atención al Expositor.

  1. El Comité Organizador tomará en cuenta el NO cumplimiento del horario por parte del personal asignado por la empresa expositora, y será(n) suspendido(s) de su participación en eventos futuros.

El Expositor está obligado a dar estricto cumplimiento a los horarios de montaje feria (apertura y cierre de su Stand) y desmontaje, por lo tanto, ningún personal podrá ingresar o permanecer en el Stand fuera de los horarios establecidos.

Inscripción:

  1. Todo postulante debe estar inscrito con carácter de obligatoriedad en el International Standard Book Number (ISBN) y el Registro Nacional del Libro (RNL), a través del siguiente enlace: www.cenal.gob.ve/servicios.

La inscripción en la FILVEN se realizará a través de la sección Solicitud de participación, debidamente diligenciada y con indicación del espacio requerido en metros cuadrados por el Solicitante.

B) Las solicitudes de inscripción sólo serán recibidas por el Comité Organizador a través de la página web filven.cenal.gob.ve/, quien se reserva la facultad de aceptar o rechazar las mismas. Los interesados se comprometen a acatar las disposiciones contenidas en el presente reglamento y demás normas adicionales que establezca el Comité Organizador en función del mejor desarrollo de la FILVEN.

C) Las fechas de inicio y cierre de inscripción para participar en la FILVEN serán informadas por correo electrónico. Aquella(s) solicitud(es) que sea(n) recibida(s) posterior a la fecha de cierre de inscripción, será(n) incluida(s) en lista de espera, por lo que el solicitante deberá esperar a que el Comité Organizador les contacte y confirme la disponibilidad de espacio.

La fecha de presentación de la solicitud es el criterio más importante que el Comité Organizador tomará en consideración al momento de la asignación entre los postulantes inscritos. La solicitud NO garantiza en caso alguno la asignación final del o los Stand solicitados.

D) En caso de que Dos (2) empresas deseen participar conjuntamente en un mismo Stand, deberán hacer la solicitud de forma individual a través de la Solicitud de participación, y le(s) será aplicable a cada una las disposiciones de este reglamento. Cada solicitante deberá pagar el valor del Stand según el espacio a utilizar, de manera individual, y esperar la asignación efectuada por el Comité Organizador.

Admisión de Expositores y Adjudicación de Stand:

El solicitante reconoce expresamente tener conocimiento de las normas que rigen en el presente evento para la Admisión de Expositores y Adjudicación de Stand. Estas se concretan en los siguientes apartados:

A) ADMISIÓN DE EXPOSITORES: Corresponde al Comité Organizador la facultad de decidir sobre la Admisión de Expositores, así como la aceptación de los servicios y/o productos a exponer.

El Comité Organizador se reserva la facultad de suspender definitivamente del evento a aquel expositor que incumpla con esta normativa, y que de una u otra manera, violen los derechos de terceros y leyes que rigen en nuestro país.

La concesión de Expositor quedará definitivamente formalizada cuando el solicitante cumpla con los siguientes pasos:

A.1) Inscripción en la sección Solicitud de participación.

A.2) Notificación por escrito del Comité Organizador de la confirmación de Admisión como Expositor.

B) ADJUDICACIÓN DE STAND: El Comité Organizador se reserva el derecho de asignar, reubicar o modificar el Stand de acuerdo con las necesidades técnica y/o logística del área de exhibición. En dicho caso, el expositor está en la facultad de aceptar el espacio o declinar su participación en el evento.

B.1) El Comité Organizador de la Filven asignará un máximo de Dos (2) Stand por expositor, incluso para aquel que haya solicitado un número mayor a la cantidad antes mencionada.

B.2) En caso que el expositor solicitara una reducción del espacio adjudicado, se perderán los derechos a la totalidad del mismo, éste deberá notificarlo por escrito ante el Comité Organizador, y esperar que dicho Comité conozca la disponibilidad del mismo, reservándose el derecho a una nueva ubicación del Expositor.

B.3) Para la asignación del Stand, el Comité Organizador tomará en cuenta como prioridad, el orden de llegada de la solicitud y récord de participación del Expositor en ediciones anteriores (FILVEN no maneja histórico). Posteriormente, dicho Comité notificará al Expositor vía correo electrónico sobre la Admisión de su Solicitud y Adjudicación del Stand, especificando: ubicación, metros y número de Stand asignado(s), etc. De igual forma, dicho Comité se reserva la disponibilidad de algunos espacios.

Aceptación como Expositor:

Con su inscripción, el Expositor reconoce que el plano con la ubicación y distribución de cada Stand o espacio arrendado es sólo referencial, ya que por razones de fuerza mayor, originadas en el proceso de construcción de la estructura en el casco histórico de Caracas, la ubicación de los Stand puede sufrir algunas modificaciones no imputables al Comité Organizador, al momento del montaje de los mismos.

El Comité Organizador formaliza con el expositor la entrega de la posesión del Stand arrendado para su participación en la Filven, esta se realizará directamente en el recinto ferial mediante, el cual contendrá: nombre de la empresa expositora, número y metraje del Stand, accesorios correspondientes de acuerdo con el metraje asignado. No se realizará la entrega del Stand antes de la fecha programada para ello.

El Comité Organizador de la Filven establece para el alquiler del Stand una tarifa por metro cuadrado (m²) de Medio Petro (1/2 PTR) o 1.800 Bs.S. 

  • Stand 6m²: 3 PTS = 10.800 Bs.S.
  • Stand 12m²: 6 PTS = 21.600 Bs.S.

Condiciones, Procedimiento de Pago e Incumplimiento:

A) En el momento del recibo de la Solicitud de participación por parte del Comité Organizador y una vez adjudicado el espacio e informado vía correo electrónico, el Expositor deberá efectuar el pago por concepto del canon de arrendamiento del Stand.

B) El Expositor dispondrá de 30 días calendarios contados a partir de la fecha de su notificación para realizar el pago por el monto total del alquiler del Stand.

C) El Expositor deberá consignar el comprobante de depósito original al personal designado por la Gerencia de Administración del Cenal, quien emitirá la factura correspondiente.

  1. C) El Expositor deberá efectuar el pago (100% al contado) por concepto del canon de arrendamiento del Stand asignado, bajo las siguientes modalidades:

  • Pago vía transferencia, ÚNICAMENTE de la misma entidad bancaria (sin excepción); depósito bancario en efectivo (sin excepción) y/o cheque de gerencia a nombre del INSTITUTO AUTÓNOMO CENTRO NACIONAL DEL LIBRO. Los datos bancarios serán suministrados vía correo electrónico, una vez que el Comité Organizador haya asignado el espacio.

Incumplimiento:

El Comité Organizador podrá disponer, sin previo aviso, del espacio de aquel Expositor que, habiéndose inscrito como participante de la Filven, NO cumpla oportunamente con las obligaciones de pago contraída o cuya participación sea suspendida por incurrir en alguna falta.

Del aporte que hubiera efectuado el Expositor por concepto del alquiler del Stand, hasta el momento de su suspensión como participante en la Filven, el 20% del pago total cancelado será retenido, quedando el mismo a favor del Cenal, por concepto de gastos administrativos; procediéndose a la devolución del monto diferencial si fuera el caso, mediante oficio solicitud de reintegro, el cual deberá ser emitido ante la Gerencia de Administración y Servicios del Cenal.

Ocupación de Stand:

A) Al Expositor se le solicitará enviar vía correo electrónico un listado (obligatorio) que contenga: datos del personal encargado de realizar el montaje de los libros, del responsable en Atención del Stand durante la Filven, así como de aquellos que estarán el día de la inauguración.

B) El Expositor que requiera introducir a su Stand bienes de considerable valor como computadora(s), televisor(es), máquina(s) registradora(s), etc., deberá presentar un inventario y esta debe ser visada por personal de Seguridad de la Feria y/o Atención al Expositor. Este documento será su comprobante para que los encargados de la seguridad, permitan retirar sus bienes al término de la Filven.

C) El Expositor se compromete a tener atendido el Stand durante los días de realización del evento, a partir de la apertura de la feria, y a exhibir sus servicios y/o productos en el horario comprendido entre las 9:00 am y las 8:00 pm. La atención del Stand quedará única y exclusivamente a cargo del Expositor y su personal debidamente acreditado.

D) El número de personas que atenderá el Stand deberá disponer de mecanismos y/o procedimientos para desarrollar sus actividades dentro del perímetro del Stand asignado, incluso para la colocación de letreros o publicidad.

E) El Expositor no podrá realizar actividades en el Stand que puedan ocasionar molestias a otros participantes y al público en general, así como bloquear los pasillos de circulación con ningún tipo de mobiliario, esto a fin de brindar al público asistente una mayor comodidad. Cualquier actividad que desee realizar debe ser coordinada junto al Comité Organizador.

F) Diariamente, al cierre de la Filven el Expositor deberá cubrir su Stand con manta o lona. La Feria cuenta con vigilancia nocturna, pero no se responsabiliza del material para la expoventa de aquel Expositor que NO cumpla con esta disposición.

G) El Comité Organizador podrá dejar sin efecto el derecho de uso del Stand que tiene el Expositor cuando este no se haya presentado a montar y/o instalar la exhibición de sus servicios y/o productos el día del montaje, día previo a la inauguración del evento; por tanto, dicho Comité podrá disponer del espacio y readjudicarlo a otro solicitante que se encuentre dentro de la lista de espera, sin derecho a reclamo alguno por parte del Expositor.

H) En caso de que el Expositor notifique oficialmente 7 días antes al Comité Organizador que no hará uso del Stand contratado por razones de fuerza mayor, obtendrá un reembolso del 50% de la cantidad que hubiese pagado. De ser el caso, dicho Comité tendrá el derecho de disponer del espacio en forma inmediata, sin que exista responsabilidad alguna por parte de la Filven y del propio Comité Organizador por la decisión tomada por el Expositor. Si la cancelación ocurre después de ese lapso, el Expositor perderá todo derecho a la devolución de cualquier pago efectuado por concepto de alquiler del Stand para su participación en la Filven.

Si el Comité Organizador detecta que algún Expositor incurre en el incumplimiento de estas normas, motivará el cierre del Stand y será suspendido de su participación en eventos futuros.

Caso fortuito o de fuerza mayor:

Excepcionalmente, y SI por caso fortuito o de fuerza mayor, debidamente sustentado, el Expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación del Stand en el término establecido, deberá solicitar autorización por escrito al Comité Organizador para concluir con las labores de montaje fuera del horario de atención al público, concluyendo a más tardar un día después de la inauguración; mientras sus instalaciones se encuentren inconclusas el Expositor no podrá abrir su Stand.

Subarriendo:

El Expositor, NO podrá en ningún caso, SUBARRENDAR, CEDER TOTAL O PARCIALMENTE sus derechos sobre el Stand asignado, ni compartir el mismo con otro Expositor, o empresa distinta que la señalada en la Cenefa, sin la autorización previa y por escrito del Comité Organizador. En caso de que un Expositor encomiende a su distribuidor la operación del Stand, deberá notificarlo por escrito al Comité Organizador, y hacerle saber que sólo deberá vender los productos correspondientes a su empresa, ya que está prohibido agregar productos o materiales distintos a los exhibidos inicialmente. El incumplimiento de esta normativa acarrea el cierre del Stand. Cada Expositor deberá estar registrado individualmente y tener el documento respectivo de registro.

  1. De la Solicitud de Información al Expositor:

Con el objeto de alimentar la información de la Gerencia del Observatorio del Libro y la Lectura del Cenal y desarrollar estadísticas a nivel nacional, tendientes a la promoción del libro y las actividades que se realizan durante la Filven y su impacto en las ventas, cada Expositor se compromete con su participación a suministrar información mediante el cual le será entregado por personal del Comité Organizador durante la primera hora antes de la apertura al público, para posteriormente, ser retirado por este, al término del eventoLa información consiste en:

A) Número de ejemplar(es) vendido(s), libro(s) más vendido(s), cifras transadas en bolívares producto de las ventas diarias y generales, cantidad aproximada de visitantes al Stand durante el día. Esta información es con fines estadísticos, de uso exclusivo del Comité Organizador, y estrictamente confidencial. Dicho Comité se reserva el derecho de solicitar dicha información para fines de promoción y mercadeo de la Filven.

Normas Generales para Habilitación e Instalación de Stand:

A) Está prohibido perforar, clavar, pintar o dañar de cualquier forma los Stand y/o accesorios que entrega el Comité Organizador (paneles, mesa, sillas, repisas exhibidoras, etc.). El Expositor se hace responsable de los costos de reposición de cualquier elemento dañado. No se puede perforar ni atornillar el piso, pintarlo, clavar en paredes o columnas del recinto ferial, ni utilizar pegamentos de difícil remoción.

B) Cualquier posible daño causado por el Expositor o sus delegados, empleados o contratistas en el recinto ferial, será reparado con cargo único y exclusivo al Expositor. Debiendo el Expositor y/o representante pagarlo contra factura, previamente a su retiro de la Feria.

C) Las paredes de la tabiquería no soportan cargas excesivas de la decoración o de objetos expuestos, por tal razón, se prohíbe al Expositor colocar en las repisas exhibidoras, excesivo de peso, al permitido por los mismos.

D) El Expositor podrá instalar pantallas para reproducción de audiovisuales, siempre y cuando éstas se instalen en el interior de su Stand y cuidando que su volumen no genere molestias a los Stand vecinos.

E) El Expositor puede, eventualmente, instalar muebles o equipamientos distintos a los provistos en su Stand, siempre y cuando no altere la estética general del montaje, y haya sido previamente autorizado por escrito por el Comité Organizador.

F) El Comité Organizador proporcionará la iluminación general del área exterior e interior del recinto ferial. Se incluye aquella que se encuentra en el área de cada Stand de exhibición como básica y que se contempla dentro de los servicios del Stand.

G) Se prohíbe al Expositor manipular las instalaciones eléctricas de las áreas de exhibición. En caso contrario, se establecerá una multa, más el costo de los daños y perjuicios causados por su arbitrariedad.

H) El Expositor no podrá realizar por su cuenta las instalaciones eléctricas dentro de su Stand, y de contravenir esta disposición será responsable de los daños y perjuicios que se causaran a terceros por las fallas eléctricas detectadas en dicho Stand. Al Expositor que no acate estas disposiciones se le suspenderá el servicio eléctrico en el Stand respectivo.

I) El Comité Organizador no asume responsabilidad por daños o averías que se ocasionen en los equipos de cada Expositor a causa de apagones del servicio eléctrico público, alteración del voltaje o cualquier imprevisto de similar naturaleza. (Se sugiere la utilización de estabilizadores de voltaje).

Expositores Internacionales:

A) A los efectos de la Filven, se considera Expositor Internacional las editoriales, librerías y distribuidoras o participantes cuyos bienes culturales ingresen al país exclusivamente para participar en la Feria Internacional del Libro de Venezuela. Estos deberán cumplir con los procesos de desaduanaje y pago de impuestos previstos por las leyes tributarias de la República Bolivariana de Venezuela.

B) El Comité Organizador suministrará las tarifas en Euros oportunamente y el costo del Stand deberá ser pagado mediante transferencia internacional.

C) Cada Expositor Internacional deberá consignar ante el Comité Organizador la documentación de ingreso al país de la mercancía, donde se especifique el inventario (título, editorial, cantidad, precios, etc.) de los libros que se comercializarán en la Filven.

D) En la República Bolivariana de Venezuela rige un sistema de administración de divisas que regula las operaciones cambiarias. En tal sentido, el Comité Organizador agradece a los Expositores Internacionales tomar las previsiones del caso.

E) El Comité Organizador informará oportunamente a cada Expositor de cualquier modificación en la normativa y condiciones que regulan la materia cambiaria emanada de las autoridades competentes en la República Bolivariana de Venezuela.

Credenciales y Normas de uso:

A) De acuerdo con el Stand arrendado por metros cuadrados, el Expositor tiene derecho sólo para este evento a recibir una cantidad específica de credenciales. A continuación de detalla:

Stand 6 m²: cuatro (3) credenciales

Stand 12 m²: seis (5) credenciales 

Stand +12 m²: ocho (8) credenciales

B) La entrega de credenciales se realizará en la oficina del Cenal ubicada en el Centro Simón Bolívar, Torre Norte, Piso 20, El Silencio, Caracas, en horario de oficina, es decir, de 9:00am a 12:00m y de 2:00pm a 4:00pm. Para su retiro, es dispensable presentar al personal de la Gerencia de Ferias la autorización emitida por el representante de la empresa expositora. Además de ello, dichas credenciales se entregarán previa verificación de que el Expositor haya realizado el pago total correspondiente a la tarifa del alquiler del Stand.

C) El Expositor que no retire sus credenciales en el lugar y fecha indicada, deberá hacerlo en el recinto ferial el día del montaje. Para ello, debe contactar al personal responsable de la Atención al Expositor.

D) De requerir el Expositor credencial adicional, deberá solicitarla por escrito ante el Comité Organizador. El costo de la misma será suministrado vía correo electrónico, y es el mismo valor que también tendrá la credencial que se solicite por deterioro o extravío.

E) El personal designado por la empresa expositora para realizar el montaje y desmontaje del Stand, deberá portar sin EXCEPCIÓN, la credencial que lo acredita como Expositor y mantenerla en lugar visible. De igual forma, el personal que estará durante el desarrollo de la Filven. La credencial es de uso personal, obligatorio e intransferible. Aquel Expositor que no porte su credencial el día de la inauguración, le será PROHIBIDO el acceso al Stand.

F) ) El ingreso de personal para el montaje, se hará previa presentación de su credencial. La credencial no autoriza a su poseedor a permanecer en el recinto ferial después de la hora de cierre del evento.

G) El uso indebido de la credencial por parte del Expositor o de sus empleados o consentido por aquel o estos, dará derecho al Comité Organizador, a la expulsión del Expositor de manera inmediata, sin indemnizaciones o reconocimiento de ninguna clase y a la aplicación, como pena, por el hecho del incumplimiento, de las sumas pagadas para su participación en la feria. De igual manera, y a discreción de FILVEN, el Expositor podrá ser sancionado, quedando así condicionado para participar en futuras ediciones de la Feria.

Montaje:

A) Para el montaje y acondicionamiento del Stand o la entrada de la mercancía a exhibir en el mismo por parte del Expositor o su personal encargado, será condición indispensable haber cumplido con los siguiente:

  • Haber cancelado la totalidad del monto por el Arrendamiento del Stand

  • Consignación del comprobante de depósito original.

  • Posesión de la Credencial que lo acredita como Expositor.

B) El Expositor a su llegada al recinto ferial, deberá presentar al personal de Atención al expositor, una relación del material de decoración y/o bienes de considerable valor que desee ingresar, tales como: mobiliario, aparatos electrónicos (televisor, video beam, computador, caja registradora, etc.), material bibliográfico, entre otros. Dicho material sólo será admitido una vez que la planilla haya sido visada por personal de seguridad de la Feria, este será firmado de recibido por dicho personal, con el fin de dejar constancia para todos los efectos legales correspondientes. La presentación de la planilla no implica responsabilidad de los organizadores en el cuidado de esos materiales en períodos de circulación de expositores y/o público visitante al evento.

Es obligación de cada Expositor elaborar un inventario de los bienes que permanecen dentro del Stand. Este inventario se tendrá que actualizar cada vez que se introduzcan bienes adicionales ya que el mismo servirá para retirar del recinto ferial, la totalidad de los mismos.

C) Las labores de montaje y acondicionamiento de Stand por parte del Expositor, se realizarán un día antes de la inauguración, a partir de las 8:00 am, debiendo quedar totalmente terminada a las 9:00 pm de ese mismo día. En caso contrario, el Comité Organizador se reserva el derecho de disponer del Stand que no haya sido montado y/o ocupado por el Expositor, y este perderá el derecho sobre el uso del mismo, así como del reembolso correspondiente al importe pagado para su participación.

D) Sólo podrá(n) realizar trabajos de montaje, aquel Expositor que haya cancelado en la fecha prevista para ello, la totalidad del monto correspondiente al alquiler del Stand, y que haya consignado el comprobante de pago (original) y/o transferencia bancaria ante la oficina del Cenal.

E) El ingreso de carga y descarga del material de los expositores se realizará por los accesos viales que serán dispuestos en el recinto ferial.

F) No se permite realizar ninguna alteración al Stand asignado. Si el Expositor requiere alguna modificación deberá solicitarla por escrito al Comité Organizador.

G) El personal encargado del montaje del Stand deberá hacerse cargo de retirar los materiales excedentes y/o desperdicios que resulten de sus labores de montaje y depositarlos en los lugares dispuestos para tal fin, debido a que dicho espacio debe estar limpio a la hora que vence la hora del montaje. No está permitido el almacenamiento de cajas dentro del Stand ni en la parte posterior de los mismos.

H) Queda prohibido al Expositor realizar actividades de montaje durante los días del evento.

I) No está permitido obstruir los pasillos, las áreas de descanso y los elementos de señalización de la Filven con material bibliográfico, cajas vacías, mobiliario o cualquier otro tipo de elemento decorativo y/o publicitario. De presentarse esta situación el Comité Organizador retirará estos elementos y los devolverá al Stand del Expositor.

J) El Expositor no deberá almacenar o manipular sustancias inflamables e insalubres o artefactos a gas, carbón, gasolina o cualquier combustible que represente peligro o cause molestia dentro del Stand y/o recinto ferial.

K) No está permitido usar clavos, pegamentos, elementos autoadhesivos o cualquier otro material que pudiera dañar los paneles del Stand y/o la superficie del área arrendada, ni cambiar la apariencia general de las unidades del recinto ferial, tampoco el uso de material inflamable para la decoración, equipos de soldadura o pintar muebles o paneles, ni instalar alfombra.

L) Para la instalación de cuadros, fotos, afiches u otros materiales se recomienda el uso de cintas autoadhesivas de doble cara. Está prohibido colgar objetos al frente del Stand o cambiar la apariencia de la cenefa.

Desmontaje:

A) El desmontaje se realizará el día después del cierre de la feria, a partir de las 8:00 am, debiendo quedar totalmente terminado a las 3:00 pm de ese mismo día. Sin embargo, quien así lo desee podrá efectuarlo después de la ceremonia de clausura (de 8:00 a 9:00 pm), previa notificación al personal responsable en la Atención al Expositor, siempre que el mismo sea permitido por el personal de seguridad del recinto ferial.

B) Para realizar el desmontaje (retiro del material y/o equipos) del recinto ferial, el personal encargado deberá portar la credencial y presentar el formulario visado al inicio del evento.

C) El Expositor deberá entregar al personal encargado de la Atención al Expositor, el Stand con sus componentes y/o accesorios (mesa, sillas, repisas, etc.), en las mismas condiciones de conservación y aseo que le fuera entregado. En caso que los mismos sufrieran algún daño causado por personal de la empresa expositora, el Comité Organizador facturará a cargo del Expositor el importe correspondiente, previa valorización establecida por la empresa contratante para el montaje de la Filven. Los materiales de decoración y/o mercadería exhibida podrán ser retirados del recinto ferial, previa conformidad del buen estado de las instalaciones ocupadas o el pago de eventuales daños causados a las instalaciones.

D) Una vez terminado el plazo establecido para el desmontaje, el Comité Organizador retirará y dispondrá del material de decoración o elementos que aún permanezcan en el área de exhibición sin que ello implique responsabilidad de Filven sobre los mismos, y cobrará el transporte y el retiro del material ya sea decoración o mercancía.

A) El Expositor deberá ingresar la mercancía y/o mobiliario por la entrada habilitada para carga y descarga de los mismos. Los mismos deberán ser transportados a mano o en pequeñas carretillas con ruedas de goma, desde las pistas de servicio hasta sus respectivas zonas de exhibición.

B) La Filven no cuenta con servicio de acarreo para el transporte interno de mercancías durante el montaje, feria y desmontaje. Será responsabilidad del Expositor contar con herramientas o personas para realizar dicha labor.

C) Queda terminantemente prohibido el ingreso de material y/o productos al recinto ferial y Stand después de las 10:00 am, hora estipulada para la atención al público.

La Filven cuenta con diversos espacios en los que se desarrollará un variado programa de actividades, estando los mismos a cargo de un Coordinador(a) de Actividades Culturales. A continuación se detalla los siguientes puntos:

A) La empresa expositora (editorial, librería, distribuidora e instituciones públicas y privadas) que desee realizar en el marco de la Filven, cualquier tipo de actividad cultural (presentaciones de libros, charlas, conferencias, firmas de autores, recitales de poesías, talleres, etc.), deberá solicitar, Sin Excepción, mediante la sección Programación, debidamente diligenciado con todos los items solicitados.

B) Una vez que el Coordinador(a) del Área de Actividades Culturales, notifique por escrito la asignación de sala, fecha y hora para la actividad a realizar por el solicitante, NO se realizará bajo ninguna circunstancia, cambios en el programa de la feria.

C) El responsable de la actividad, deberá tener presente la hora de inicio y cierre de la misma, de acuerdo con el horario confirmado por el Comité Organizador, y además, notificar a sus invitados el tiempo restante para concluir la misma, sin que este genere molestia al mismo. La duración máxima de cada actividad será de 45 minutos académicos (sin excepción).

D) Por motivos de circulación, tránsito y seguridad de los visitantes de la Feria, queda prohibido realizar actividades culturales (firmas de libros, recitales de poesía o música, entre otros) dentro del perímetro del Stand, así como cócteles al inicio o término de la actividad en los salones respectivos.

E) La Feria no es responsable del equipo técnico que es llevado al recinto para el apoyo de las actividades culturales por parte de los solicitantes (editorial e institución pública y/o privada). En caso de hurto o pérdida del mismo, el Comité Organizador de la Filven queda exenta de cualquier pago o reposición.

F) El Comité Organizador, se reserva el derecho de autorizar o no los actos y/o presentaciones de libros, según estos correspondan o no a la línea editorial de la Feria y dependiendo de la disponibilidad de salas.

G) El Comité Organizador podrá suspender las actividades, en el momento que éstas se realicen, si no corresponden a lo indicado en la programación.

H) El Expositor que desee invitar público a sus actividades, podrá hacerlo sin inconveniente alguno, tomando en cuenta la capacidad máxima de la sala asignada.

  • Sólo podrán estar en el Stand para la exposición y/o venta los siguientes artículos: libros, discos compactos u otros productos que acompañen a un libro; discos para el aprendizaje de idiomas y técnicas de estudio veloz; mapas, planos y esferas geográficas, revistas científicas, técnicas, literarias, didácticas, profesionales y/o de actualidad; juegos educativos o didácticos; vídeos culturales o turísticos.

  • Las exhibiciones y/o ventas deben realizarse dentro del perímetro del Stand o área arrendada por el Expositor.

  • Las ventas sólo podrán efectuarse por la entidad inscrita como expositora y para retiro inmediato.

  • Queda prohibido exponer y/o vender ediciones clandestinas y/o piratas, también publicaciones que atenten contra la soberanía nacional.

  • Queda terminantemente prohibido al Expositor, revender durante la FILVEN, libros y otros productos que sean adquiridos en la misma. Si se observase que algún Expositor incumple con ello, será sancionado automáticamente, y deberá recoger de manera inmediata el material expuesto y entregar el Stand al Comité Organizador sin derecho a indemnización alguna por parte del Cenal.

  • El Expositor mediante su participación se compromete a otorgar sobre las ventas, un mínimo de descuento del 10% al público en general.

  • Todo descuento aplicable a los productos que ofrezca el expositor deberá ser pagadero sin distinción con cualquier método de pago (entiéndase efectivo, bono libros, tarjetas de débito y crédito). No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, condicionar el descuento a un método de pago en específico.

Emisión de Facturas:

El Expositor está obligado a emitir y entregar al cliente la(s) factura(s) que genere por la(s) venta(s) realizada y/o bienes culturales adquiridos en el marco de la Filven. Los talonarios deberán cumplir con la normativa establecida por el Seniat. Dicha(s) factura(s) deberá(n) indicar exclusivamente el nombre comercial o razón social del expositor participante y no de otra(s) empresa(s) o persona(s) distinta a la(s) señalada(s) en la inscripción como expositor.

Obligación de Informar sobre las Ventas:

A) Con el objeto de desarrollar iniciativas y acciones tendientes a la promoción del libro a nivel nacional e internacional y de establecer relaciones entre las actividades que se realizan cada día en la Filven y su impacto en las ventas, el Comité Organizador lleva estadísticas diarias de ventas de los expositores.

B) Atendiendo a este objetivo y conforme a lo estipulado en el presente reglamento, cada Expositor deberá informar diariamente al Comité Organizador la cantidad de libros vendidos y los montos transados en bolívares, en una planilla diseñada para ello. Esta información es de uso exclusivo del Comité Organizador, y tendrá un uso estrictamente confidencial.

C) Para estos efectos, un representante del Comité Organizador pasará diariamente por cada Stand, durante la primera hora de apertura de la feria, a retirar la información de ventas del día anterior.

Promociones:

  1. El Expositor podrá distribuir material promocional de su empresa como catálogos o folletos siempre que esto se haga en el interior de su Stand. No está permitida su distribución en pasillos de circulación.
  2. El Expositor podrá solicitar al Comité Organizador que se transmita por altavoz mensajes para destacar la presencia de un escritor así como de la actividad que tenga programada. El anuncio deberá tener como máximo 40 palabras y deberá ser entregado en forma impresa, además, deberá contar con el visto bueno del Comité Organizador y se transmitirán un máximo de 3 veces, si el programa así lo permite.

La participación en el Catálogo de Expositor de la FILVEN es gratuita y la información será publicada en la página web de la Filven. Para ser incluido dentro de esta publicación es indispensable que el Expositor incluya todos los datos requeridos (datos de la empresa y especificaciones de sus productos y/o servicios) en la Solicitud de participación.

Centro de Información:

La Filven contará con un Centro de Información mediante el cual se brindará un servicio de orientación que permitirá al público visitante ubicar dentro del recinto ferial el nombre del Expositor(es), obra(s), título(s), y autor de su preferencia. Así como con personal itinerante que integra el Comité Organizador para brindar atención a los requerimientos del los expositores participantes.

Vigilancia y Seguridad:

A) La Filven contará con un servicio de seguridad que realizará la vigilancia de los espacios comunes.

B) El Comité Organizador implementará medidas de seguridad y vigilancia diurno y nocturno, en el interior y exterior del recinto ferial. Dichas medidas no contemplará el área interna de los Stand.

C) El Expositor o su personal a cargo, será el custodio y depositario de sus bienes personales ubicados dentro del Stand, así como de la mercancía que se exponga durante el horario de circulación del público visitante, desde el momento que éste ingresa al recinto ferial hasta su salida definitiva; es por ello, que el Expositor deberá contratar personal suficiente para los días de realización del evento, debiendo el mismo entenderse exclusivamente con el Expositor, por lo que en ningún caso la Filven será considerada como patrón solidario o sustituto del personal contratado por la empresa expositora. La Filven y/o el Comité Organizador, no se hace responsable por robos y/o hurtos de equipos electrónico, valores y de material bibliográfico, así como daños que se generen a los mismos.

D) Si el Expositor considera conveniente contratar por cuenta propia los servicios de alguna empresa de seguridad privada podrá hacerlo, previa notificación al Comité Organizador. La tramitación y pago de los seguros corren por cuenta del Expositor.

E) El Expositor se obliga desde el momento de ser admitido como tal, que en caso de controversia con el personal contratado de su parte, ya sea de naturaleza laboral, civil, penal, etc., a mantener la Filven en paz y a salvo de cualquier reclamación y responsabilidad que provenga de los contratos de trabajo que celebre o tenga celebrados con su(s) empleado(s), comprendiendo dicha responsabilidad también la derivada de riesgos profesionales, cumpliendo las obligaciones laborales correspondientes.

F) La seguridad de la Filven no cubre los espacios de estacionamiento para vehículos.

G) El Comité Organizador de la Filven no se hace responsable de daños y pérdidas causados por incendio, vandalismo o fenómenos naturales.

H) Al momento de cierre del Stand, este deberá quedar cerrado y con todas las medidas de seguridad que el Expositor considere pertinente. Se recomienda no dejar objetos personales dentro del Stand.

I) En caso de dificultad en materia de seguridad, el Expositor podrá acudir al Supervisor de seguridad y/o personal responsable en la Atención al Expositor, quien(es) estará(n) dispuesto(s) a colaborarle.

J) El Expositor o sus empleados deberán dar aviso inmediato al Supervisor de Seguridad y/o personal de Atención al Expositor, si ven persona(s) sospechosa(s) en la apertura y cierre de los Stand durante el período de Feria, o en caso de presentarse alguna emergencia.

Limpieza en el Recinto Ferial:

La limpieza de las áreas comunes, zona de circulación y Stand; estará a cargo de personal exclusivo contratado por el Comité Organizador.

Póliza de Seguro:

El Comité Organizador contrata un Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual para las instalaciones generales del recinto ferial, contra riesgos de incendio y asalto, en el cual no se incluye los materiales de los expositores. Cada Expositor también deberá tomar un Seguro contra posibles siniestros, bajo su responsabilidad, y estará en la obligación de proteger su mercancía y/o equipos de posibles precipitaciones pluviales, cubriendo con materiales impermeables y aislando sus pertenencias del suelo, a fin de evitar daños causados por las lluvias. Si a pesar de cumplirse con esas previsiones las precipitaciones dañaran los productos y/o equipos de los expositores por deficiencias estructurales del recinto ferial, el Comité Organizador de la Filven reconocerá hasta un 50% de los precios de costo de los materiales dañados dentro del Stand, previa evaluación de dicho Comité y de los peritos de la aseguradora.

Para garantizar la equidad, la sana competencia y la igualdad de condiciones para los expositores se han fijado las siguientes normas:

A) Se prohíbe al expositor distribuir muestras, impresos, propagandas, etc., fuera del área o espacio físico arrendado, y/o asignado para su exhibición y/o venta.

B) Se prohíbe colocar avisos y/o mobiliario que sobresalgan de los límites del área arrendada. Así como también está prohibido colocar anuncios en sitios distintos a su zona de exhibición.

C) Se prohíbe hacer demostraciones ruidosas o escandalosas, llevar a cabo propaganda con altoparlantes o utilizar cualquier tipo de sistema para atraer la atención del público que incomode a los demás expositores o a los visitantes a la feria.

D) El Expositor debe abstenerse de instalar o usar, conexiones eléctricas en el área o espacio físico arrendado, o en cualquier otra área del recinto ferial, sin la autorización previa y escrita del Comité Organizador.

El incumplimiento de estas normas permitirá al Comité Organizador la imposición de sanciones al Expositor, la cual se ajusta del cierre del Stand.

El Bono Libro es un vale o ticket personal, intransferible, para canjear por libros en los Stand de los expositores participantes en la Filven. Todo Expositor SIN EXCEPCIÓN deberá recibir durante el evento con carácter de obligatoriedad el Bono Libro que expidan los organismos gubernamentales por la compra de material bibliográfico que se realice a través de su personal, de acuerdo con el procedimiento, que para tal efecto el Comité Organizador hará entrega.

Características:

  • Cada ticket tiene un valor en Bolívares que cambia en cada edición de la feria.

  • Sólo es válido para ser canjeado durante la Filven.

  • El portador no recibirá dinero de retorno por su compra, si el ticket no es cubierto en su valor total.

  • El portador podrá comprar tantos libros como lo permitan los bonos que posea. En caso de que la compra supere el valor del bono, el portador completará la suma restante bajo otra modalidad de pago.

  • El Bono Libro debe tener el sello húmedo de la institución que los emite y debe ser sellado por el expositor al momento de recibirlos.

El Cenal se compromete a recibir una vez culminado el evento y en un tiempo máximo de 30 días hábiles, la relación correspondiente a los vales recibidos, y posteriormente, canjearlos por dinero mediante la emisión de cheque.

El Comité Organizador es el único facultado para aplicar las sanciones y/o multas previstas, ya que es su obligación velar y/o asegurar el desarrollo normal de la Feria. Las multas y/o sanciones determinadas consistirán en: multas económicas, cierre del Stand y/o pérdida parcial o total del derecho de participar en futuras ediciones de la Filven. A las infracciones a este reglamento se aplicarán las siguientes sanciones:

A) Por falsificación de credencial: 100 U.T. de multa.

B) Por rebasar el límite de metros contratados, se cobrará al infractor por metro rebasado: 100 U.T. de multa. Para ello, existirá un servicio permanente de vigilancia de cumplimiento del reglamento.

C) Por abandono, desmontaje o embalaje de materiales antes del término de la Filven: 100 U.T. de multa.

D) Por sustracción de mobiliario se cobrará 1.000 U.T. de multa, más el costo del mobiliario, de ser extraviado; si se recupera, pero presenta daños, el Expositor deberá pagar el costo de la reparación o del mueble en caso de ser irreparable.

E) Por abrir el Stand después de la hora estipulada cualquier día entre lunes y domingo, así como por cerrar el mismo antes de la hora prevista: 100 U.T. de multa.

F) Por alteraciones que el Expositor ocasione al Stand: 100 U.T. de multa.

G) Por realizar cualquier tipo de actividad cultural (firma de autores, lecturas, recitales, conciertos, talleres, etc.) en el Stand y/o en las áreas aledañas: 100 U.T. de multa, además de ello, se suspende la actividad,así como su participación en futuras ediciones de la Feria, quedará condicionada.

H) Por no respetar el aforo establecido por el Comité Organizador de salones donde se lleve a cabo su actividad cultural: 100 U.T. de multa.

Será responsabilidad de cada Expositor instruir a su personal para el cumplimiento estricto de estas normas. Cualquier incumplimiento en algunas de ellas y/o falta que ocasione descrédito a la Filven o vulneren los derechos de terceros, en especial de los asistentes al evento, tales como actos de discriminación o conductas reñidas con la moral pública, será motivo para que el Comité Organizador sancione a la empresa expositora hasta con el cierre del Stand y la pérdida del derecho a participar en futuras ferias.

A) En todo momento el Expositor ha de mantener el debido respeto, evitando toda molestia o interferencia en el trabajo de los demás expositores y de los visitantes. Si un Expositor provoca perturbaciones de cualquier tipo, el Comité Organizador se reserva el derecho de clausurar el Stand, sin indemnización alguna. Los gastos de cierre del Stand serán por cuenta del Expositor.

B) El Comité Organizador puede suspender la participación del Expositor sin previo aviso, siempre que se demuestre que el mismo haya infringido alguna de la disposiciones contenidas en este reglamento. En este caso, el Expositor no podrá exigir derechos de indemnización.

C) El Expositor no podrá introducir sustancias inflamables, combustibles, juegos pirotécnicos o cualquier sustancia peligrosa, ni podrá introducir o ingerir bebidas alcohólicas dentro del Stand, así como tampoco podrá presentarse en estado de embriaguez ni fumar en las áreas del recinto ferial.

A) Por instrucciones de la máxima autoridad de la Filven, todo mobiliario (silla, mesa, mueble giratorio, etc) deberá permanecer dentro del área contratada por el Expositor. De no acatar esta normativa, cualquier miembro del Comité Organizador está facultado para retirar aquellos elementos que obstaculicen el libre tránsito de los visitantes al evento. En caso de reincidencia, se aplicará la sanción correspondiente.

B) Queda prohibida la colocación de señalamientos fuera del Stand contratado o en la cara externa de la panelería. Si el Expositor desea realizar algún tipo de promoción de su empresa deberá utilizar únicamente el espacio contratado y el material destinado para tal fin.

C) Todas las normas contenidas en el presente reglamento son de cumplimiento obligatorio, comprometiéndose el Expositor a respetarlas desde su inscripción al evento, bajo su entera responsabilidad. En casos especiales y debidamente justificados, el Comité Organizador podrá establecer excepciones sobre algún aspecto específico del presente Reglamento de Participación.

D) Al llenar las diferentes solicitudes para la Participación, el Expositor acepta sin ninguna restricción las cláusulas contenidas en este Reglamento de Expositores, y se compromete a responder a cualquier multa o sanción impuesta por el incumplimiento del mismo.

E) Queda prohibido el porte de armas de fuego, sustancias químicas irritantes y de cualquier otro tipo de elemento, así como líquidos y/o materiales inflamables, carburantes, combustibles, explosivos, tóxicos (gasolina, ACPM, carbón, alcoholes, plaguicidas, éteres, detergentes industriales, butanol, aceites etc.); cilindros con sustancias o fluidos comprimidos (gas, oxígeno, nitrógeno, helio, aire etc.). que ponga en riesgo la seguridad de los visitantes dentro del Recinto Ferial.

F) El Expositor no deberá permitir que el Stand permanezca solo durante el tiempo de atención al público ya que cualquier eventualidad que ocurra es de su responsabilidad.